POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La presente política se expide con el fin de garantizar a los usuarios, clientes, posibles clientes, empleados y proveedores de AUTOCARIBE SAS un adecuado y correcto tratamiento de los datos personales de aquellos, recolectados con ocasión de nuestras relaciones y vínculos comerciales, y de gestiones de telemercadeo o marketing. De esta manera se da cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales.
1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
2. RAZÓN SOCIAL: AUTOCARIBE SAS
3. DOMICILIO PRINCIPAL: BARRANQUILLA
Dirección: CRA: 53 No 79-88
Teléfono: 3124475335
Correo electrónico: auditorinterno@autocaribesas.com
4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En ejercicio de su objeto social, AUTOCARIBE SAS, realiza el tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores, clientes y usuarios. Asimismo, en cumplimiento de la legislación aplicable, AUTOCARIBES SAS, puede requerir, transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por esta.
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados, por parte de AUTOCARIBE SAS, de acuerdo a la finalidad que tenga cada tipo de tratamiento, según lo indicado en el numeral 3 de esta Política.
Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.
** Autorizo de forma voluntaria a AUTOCARIBE SAS para almacenar, tratar, circular mis datos personales con fines administrativos, comerciales, de mercadeo y ventas y demás finalidades dispuestas en las políticas de tratamiento de datos personales que podrá consultar en WEB (Link de publicación página web). Autorizo el tratamiento de mis datos biométricos y demás datos sensibles, así mismo, autorizo a transferir y transmitir mis datos con sus compañías vinculadas o aliados comerciales, protegiendo mis datos en virtud de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013. Podré conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión del dato a través del correo auditorinterno@autocaribesas.com o a la dirección CRA 53 No 79-88 de la ciudad de Barranquilla.
5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La finalidad del tratamiento de datos personales realizado por AUTOCARIBE SAS, va dirigida a lo siguiente:
• Informar a los clientes sobre los servicios prestados.
• Ejecutar contratos de cualquier naturaleza.
• Servicio al cliente y mercadeo.
• Enviar información relacionada con novedades legales y regulatorias, que sean de intereses para los clientes.
• Enviar información relacionada con las relaciones contractuales.
• Registrar información de los clientes.
• Registrar información de proveedores y contratistas.
• Registrar información de los empleados de contratistas.
• Registrar estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.
•Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con AUTOCARIBE SAS.
• Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de relaciones laborales, efectuar trámites ante autoridades, el Sistema de Seguridad Social, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
• Atender requerimientos del área administrativa y de recursos humanos de AUTOCARIBE SAS, tales como la identificación plena del trabajador; archivo y manejo de sus datos de contacto; archivo y manejo de la información profesional y académica, entre otros.
• En caso de emergencias presentadas en las instalaciones de AUTOCARIBE SAS, se notificará a los familiares y se llamará a las líneas de atención de emergencias.
• Comunicar registros, capacitaciones, autorizaciones, actividades o actuaciones, en las cuales de relacionan los empleados y sus familiares con AUTOCARIBE SAS.
• Adelantar procesos de selección de personal y funcionarios, de conformidad con las políticas de selección de AUTOCARIBE SAS.
• Comunicación, registro, archivo, organización tramitación y gestión de las actuaciones, estrategias, y actividades en las que se vinculan los accionistas de AUTOCARIBE SAS.
• Investigar, verificar y validar la información suministrada por sus titulares, con cualquier información de la que AUTOCARIBE SAS.
• Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
• Consultar en listas restrictivas incluyendo la OFAC y demás bases de datos relacionadas con la prevención del Lavado de activos y Financiación de Terrorismo y para realizar los reportes de actividades sospechosas a las autoridades de prevención y lucha contra LA/FT.
En caso de que AUTOCARIBE SAS, no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero. Dicho tercero deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información.
6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública, cumplirá, por parte de AUTOCARIBE SAS, con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valorar la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, podrá otorgar la autorización para el tratamiento de los datos personales.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
AUTOCARIBE SAS, observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, observando lo siguiente:
a) Que el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado para dar su autorización, lo hará(n) su(s) representante(s) legal(es).
b) Que el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
c) Que el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) Que el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
8. VIDEO – VIGILANCIA.
En AUTOCARIBE SAS, la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso y ante cualquier tipo de autoridad y organización.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar la prueba de la autorización que le otorgó AUTOCARIBE SAS, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente la ley exceptúe dicha autorización.
c) Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AUTOCARIBE SAS.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales, objeto de tratamiento.
10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
10.1. PROCEDIMIENTO PARA ACCESO Y CONSULTA.
El titular de los datos o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos de AUTOCARIBE SAS, para lo cual deberá formular la correspondiente solicitud por escrito y radicarla ante el área encargada de la compañía, de lunes a sábado en horario de:
AUTOCARIBE SAS:
Dirección: CRA 53 No 79-88 Barranquilla
Teléfono: 3124475335
Horario: Lunes a viernes: 8:00 a.m. a 12:00p.m y de 2:00 a 6:00p.m.
Sábados: 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
La solicitud debe contener la siguiente información:
a) Firma, número de identificación y huella del titular y si es del caso, de su representante.
b) Los documentos que acrediten la identidad del titular y si es del caso, de su representante.
c) Los datos de contacto (teléfonos y dirección física y electrónica).
d) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales recae la solicitud.
e) La descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo.
f) Los documentos que se quieran hacer valer como prueba o anexo.
g) Radicación en original.
Si la solicitud resulta incompleta, AUTOCARIBE SAS informará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del requerimiento para que proceda a completarlo. Si transcurren dos (2) meses sin que se complete la información, se entenderá desistida la solicitud.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
Si el área que recibe la solicitud o reclamo, no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles, informando al solicitante o reclamante.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.2. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN, SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES O PARA PRESENTAR RECLAMOS.
Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos de AUTOCARIBE SAS., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales de AUTOCARIBE SAS., podrán presentar la correspondiente solicitud por escrito ante el área encargada de la compañía, de lunes a sábado en horario de:
AUTOCARIBE SAS:
Dirección: CR 53 N79-88 Barranquilla
Teléfono: 3124475335
Horario: Lunes a viernes: 8:00 a.m. a 12:00p.m y de 2:00 a 6:00p.m.
Sábados: 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
10.3. LA SOLICITUD DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:
a) Firma, número de identificación y huella del titular y si es del caso, de su representante.
b) Los documentos que acrediten la identidad del titular y si es del caso, de su representante.
c) Los datos de contacto (teléfonos y dirección física y electrónica).
d) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales recae la solicitud o reclamo.
e) La descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo.
f) Los documentos que se quieran hacer valer como prueba o anexo.
g) Radicación en original.
Si la solicitud resulta incompleta, AUTOCARIBE SAS, informará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del requerimiento para que proceda a completarlo. Si transcurren dos (2) meses sin que se complete la información, se entenderá desistida la solicitud.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
Si el área que recibe la solicitud o reclamo, no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles, informando al solicitante o reclamante.
Una vez recibida la solicitud o reclamo, se incluirá en la base de datos una y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la solicitud o reclamo será de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud o reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o reclamo, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PARÁGRAFO. El titular de los datos personales puede revocar la autorización del tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
11. SUPRESIÓN DE DATOS.
El titular de la información podrá solicitar a AUTOCARIBE SAS en todo momento, la supresión de sus datos personales, cuando:
a) Considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad con la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo estipulado para el cumplimiento de la finalidad con la cual fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AUTOCARIBE SAS.
Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión de datos no es absoluto y AUTOCARIBE SAS, puede negar el ejercicio del mismo, cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
En desarrollo del principio de seguridad, AUTOCARIBE SAS, ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas, razonables, para proteger la información de los titulares de la información e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. AUTOCARIBE SAS, no permitirá el acceso a los datos personales, por parte de terceros, en condiciones diferentes a las enunciadas en la presente Política, a excepción de solicitud expresa del titular de la información o de personas legitimadas para ello, de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, AUTOCARIBE SAS no será responsable de las acciones de terceros, tendientes a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales.
13. VIGENCIAS.
La autorización por parte del titular, para el tratamiento de los datos personales, tendrá vigencia por el tiempo que dure la relación comercial o la vinculación al servicio, sin perjuicio de lo establecido en los numerales anteriores.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, rige a partir del 01 de Enero de 2023.
ÁREA COMPETENTE Y PROCEDIMIENTOS PARA QUE CADA TITULAR, ACORDE CON EL GRUPO DE INTERÉS AL QUE PERTENEZCA, EJERZA SUS DERECHOS.
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo tratamiento de AUTOCARIBE SAS para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
Empleados:
Desarrollo humano, Mercadeo, Soluciones Tecnología y AUTOCARIBE digital, son las dependencias ante las cuales los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes, para que AUTOCARIBE SAS como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.
De conformidad con el objeto de esta declaración, los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a AUTOCARIBE SAS para continuar con el tratamiento directamente).
Igualmente, la unidad pone a su disposición los siguientes correos electrónicos para la recepción de las solicitudes de los titulares: auditorinterno@autocaribesas.com, info@autocaribesas.com
Demás grupos de interés:
Desarrollo humano, Mercadeo, Soluciones Tecnología y AUTOCARIBE digital, son las dependencias ante las cuales los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes, para que AUTOCARIBE SAS como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.
De conformidad con el objeto de esta declaración, de los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a AUTOCARIBE SAS para continuar con el tratamiento directamente).
El área antes mencionada será el contacto de los titulares de datos personales, para todos los efectos, para todos efectos previstos en la autorización otorgada en este manual, de conformidad con los procedimientos establecidos.
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